総務職を志望していても具体的に志望動機ってどういった方向性で作ればいいのか悩みますよね。
そこで、総務職に求められるスキルと就活・転職・未経験別の志望動機の書き方の方向性を教えたいと思います。
総務職の仕事内容
総務職ってよく言われるのが雑用係とか仕事をしていないとか酷い言われようをされる部署なんですけど会社にとってなくてはならない部署の一つなんです。
仕事内容としては庶務というものがあります。ここばかりがフォーカスされるので雑用係と言われてしまうのだと思います。
庶務の内容としては要望があった備品の買い出しなど従業員全員のために必要なものを調達するみんなの御用聞きの部分がほとんどです。
一見すると馬鹿らしい仕事ですが皆が気持ちよく働くためには決して欠かすことが出来ない縁の下の力持ちな役割を果たしているのです。
そして、意外に知られていないのが給料計算や社会保険手続きなどの従業員が会社で働くうえで欠かせない事務業務も全て総務の仕事になります。
給料計算をしなければ給料が支払われませんし、社会保険手続きがなければ健康保険証だって手元にはいつまでたっても届きません。
そのため、普段の庶務作業に加えて労務業について会社に貢献する裏方中の裏方部署であると言えます。
簡単に言えば全社員が気持ちよく働いてもらうために仕事をしており、これからの時代働き方改革など多種多様な要望に対応して制度設計を作ったり新しくいていくような創造性を求められる部署と言えるでしょう。しかし、結構大変な割に誰からも評価されない可哀想な部署であるとも言えます。
総務職に必要なスキル
総務職は縁の下の力持ち的な役割であり日々の雑用から給料計算まで幅広く仕事をすることになります。
そのため、総務職にはコミュニケーション能力が非常に重要になります。
どんな仕事でもコミュニケーション能力が重要なんて言われているのでうんざりするかもしれませんが、例えば庶務的な仕事の場合、相手が求めているものをしっかりと把握したり確認する作業が必要になります。その時にあからさまに話しかけにくい奴や全く気が利かない奴なんて最悪ですよね。
また、総務職って仕事内容の説明や普段の仕事ぶりから楽だと思っている人がいるかもしれませんが半分正解で半分間違いです。
総務職は確かに手を抜けば庶務的な仕事とルーティンが決まった給料計算など一度覚えてしまえばイレギュラーなことが大して無く同じことを延々と繰り返しているだけで良いので非常に楽です。
しかし、そんないくらでも替えが効くような人間なんかいらないですよね。
そのため、総務職は自分から積極的に動いて提案する力が必要です。と言うより、これをしない総務職は本当に役立たずです。
従業員が働きやすいように、例えば現在なら働き方改革や制度設計など見えないところを良くしていく仕事を自分の頭で考えて行動し提案していくことが求められます。
この提案が出来る総務職が本来あるべき総務職なので自分の頭で考えて行動して変えられるスキルが重要です。
だから、従業員が何を考えて要望しているのか把握する必要があるのでコミュニケーション能力が一番重要なんです。
他には、総務職は真面目にやれば新しいことへの提案や毎年何かしら変わる労務関係のあれこれに対応しなければいけないので広く深く常に勉強していける努力が必要になってきます。継続性のスキルが重要です。
最後に基本的な事として最後まできっちりやり抜くスキルは必須です。給料計算や社会保険手続きに加え庶務的な仕事、新しい制度設計など面倒なことが色々ありますが面倒だからと適当に投げ出すようなことになれば会社が終わってしまいます。
そのため、真面目にやり遂げるスキルが重要です。
簡単に言うとコミュニケーション能力があって常に勉強して新しいことに挑戦してやり抜ける人間が総務職に求められています。
就活用の志望動機
新卒である場合いきなり高度なスキルを要求されることなんてありませんし、総務職と言ってもぼんやりとしかイメージできないと思います。
だから、就活でアピールすべきポイントは「コミュニケーション能力」これしかありません！！
そして、コミュニケーション能力からなる調整力をアピールするのがベストだと思います。
そのため、例えばこんな感じで話を展開させましょう。
バイトまたはサークルで皆をフォローする・調整する役割で活躍した→フォローする喜び楽しみを感じることが出来た。
また、バイトやサークルの仲間のために色々な新しい制度や組織運営を行いやり抜く大変さを勉強すると同時に非常に楽しく向いているように感じた→そのため、御社の総務職でも従業員が働きやすい環境を作っていき裏方で会社の発展に貢献したいと思ったので志望させてもらった。
以上のような感じで上手く自分の経験から似たような内容を構築していけば志望動機の筋は通ります。
また、就活生で陰キャな人は以下の記事を参考にしてください。落ちても落ち込む必要なんかありません。全ては縁という名の運です。
転職用の志望動機
転職者であるとアピールすべきポイントはコミュニケーション能力ではなく自分が今までやってきた実務に加えてどのように活躍してきてこれからどのように役に立てるのかアピールしていけばいいので変に媚びる必要が無くなるので能力があればかなり楽です。
例えば以下の感じで志望動機を作ってみましょう。
前職では給料計算・社会保険手続きや雇用保険の得喪など総務事務について勉強させてもらったので一通りのことは出来る→総務事務業務の中で効率化を図るために早見表など自分のオリジナリティーで業務効率化出来たエピソードを話す→このスキルを活かして御社の社員をサポートしていくことが結果的に社外のお客様の満足度に貢献できると思います。
こんな感じで無難な志望動機が出来るので経験者は簡単です。
さらに、資格などがあれば上記に加えて、より一層業務の効率化従業員が働きやすい環境づくりを進めていきたいので資格を取りました。この資格を使いより一層総務職として御社で活躍したいと思うと同時にこれからも勉強していける環境だと考えたので志望しました。
みたいに作れば言うこと無しな優等生が出来上がります。
ただ、一応気を付けたいのは新しい制度設計や挑戦をしているエピソードが逆らう奴だと思われると落とされるので企業の社風を把握したうえで盛り込んだ方が良いと思います。
個人的には自分の性格と合わない会社に嘘ついて入っても辛いだけなので盛り込んでも良いかなとは思っていますが、無難に行きたいなら聞かれない限り言わなくても良いと思います。
未経験用の志望動機
未経験は未経験ゆえに特にアピールすべきスキルが無いので新卒の時と同じでコミュニケーション能力がとりあえず押すしかありません！！それに加えて仕事で培ったやり抜く力をアピールすれば良いかなと思います。
間違っても、残業が多いから総務職になってワークライフバランスを重視したいとは言わないで下さい。一番いらないタイプの人材だと思われますよ。
未経験の場合の志望動機はこんな感じで作ればいいと思います。
例えば、営業の仕事を今までやってきました。最初のうちは慣れないことばかりで失敗ばかりでしたが地道にコツコツとお客様とコミュニケーションを取ることを念頭に活動していき結果を残せるようになりました。→営業で培ったコミュニケーション能力には自信があります。常に重視していたのは相手の立場にあったわかりやすい説明。
営業でやってきたが総務職で自分自身を試したいと思って総務職を志望させてもらいました。→営業と総務では仕事内容は違うが相手にわかりやすく伝えて相手のためを考えて行動する基本理念は一緒だと考えています。→経験自体は浅いですが営業で培ったコミュニケーション能力で縁の下の力持ちとして働き活躍したいと思います。
みたいな感じでとにかく前職でのコミュニケーション能力とやり遂げる力、そしてなぜ志望したのか論理的に作ることが出来れば総務職への転職は不可能な話ではありません。
まとめ
総務職は手を抜こうと思えばいくらでも楽が出来ます。
ですが、そこで手を抜かずやり遂げられる勉強熱心でコミュニケーション能力がある人が総務職で求められる人材ですのでその点をしっかりとアピールしましょう。
今話題になっている働き方改革については以下の本を読んでください。
働き方改革 生産性とモチベーションが上がる事例20社 (毎日新聞出版)
この本では働き方改革がなぜ従業員のために必要なのかという基礎的な事から有名企業の取り組みについて勉強できるので総務職を目指しているなら是非一読してほしいと思います。
また、転職する場合は以下の2つのサイトに登録すれば納得のいく転職活動が出来ると思います。
総務職は非常にやりがいのある仕事でありながら比較的ワークライフバランスが取れる仕事なので是非総務職について存分に仕事を楽しんでもらいたいと思います。
