仕事をする上で一番無駄だと思えるのが会議。
会議をすることで有意義な結論が導ければ良いのですが、大体はそうはなりません。
長時間にわたる会議を開催したのに何も決まらず残ったのは疲労感だけ。
なぜ会社の最低な会議は結論が出ないのか説明します。
大人数で会議をするから
三人寄れば文殊の知恵なんて言葉あるように一人では思いつかばないことでも三人で集まれば解決するようなこともあります。
ここからとりあえず沢山人数を集めて合意形成した一番良い結論を出そうとする人は非常に多いです。
この大人数を集めてする会議は必ずと言っていいほど長時間にわたります。
理由は二つあります。
まず、一つ目が大人数で決める会議ほどろくなものはないからです。
人数が多いとそれだけ良いアイディアが出ると勘違いしてしまいますが、確実に中庸かそれ以下の結論しか出てきません。
なぜなら、お互いの顔色を見て自分の意見を取り下げて、中間な結論を出すからです。
とりあえずの利益調整で本質から外れた結論になりがちなのです。
本質から外れたことをいつまでもやるので決まりません。
決まらず調整ばかりするので時間だけが過ぎます。
二つ目がそもそも意見のすり合わせが出来ないからです。
大人数を集めたらそれだけで色々な意見が出ます。
それをわざわざ聞いていたらそれだけで時間が過ぎてしまいます。
みんなが好き放題言って内部で派閥が出来て、まとまらず平行線。
それを長時間をかけてただひたすら続けるだけになるからダメなのです。
人が多い会議は無駄以外の何物でもありません。
大人数では、好き放題言って決まらない、すり合わせて本質から外れたつまらない結論になる。
大人数でやるから会社の会議は最低なものになるのです。
会社の方向性を決める会議は少人数でやるのが原則です。
無関係の話をする人がいるから
会議をすると必ずなんかよくわからないですけど無関係な話をする人がいます。
こんな人がいると会議は絶対に長時間にわたるのに決まりません。
大体、昔はこうだった！とか会社に対して愛着を持って働くことが大事とか意味不明なことを言ってくる人が多いです。
本来だったら、リーダーが関係ない話はするなと言うべきですが、基本的に年寄りが話すので止められません。
なので、長々と老人の演説兼お説教を聞くハメになります。
無関係な話をするとそれに乗っかる人も出てくるので、会議じゃなくてプライベートでやってろよとなる内容になります。
本題が進まずひたすら昔話に終始するようになると会議ではなくなります。
会議をやっている様で実は会議をやっていないので長時間にわたり結論が出ません。
決めるべき人が決断できないから
会議において大事なのは決断することです。
長時間にわたって決まらない会議は決めるべき人が決めないことが原因です。
要するに責任をリーダーが負いたくないから長引くのです。
責任逃れをする上司やリーダーほど最低なものはありません。
大人数で会議をするのも責任を分散したいからです。
みんなで決めたという言い訳ほどリーダーにとって楽なものはありません。
責任を分散するということは決定権も分散しているようなものです。
だから、最後は誰が決めるの？ってなったときにみんなで決めるとなります。
で、みんなで一致なんてしないので話し合おうなんて言って長時間にわたるのです。
そして、案の定決まらない！
リーダーが方向性を決めて決断すれば一瞬で終わる会議ばかりです。
何かにつけてデメリットを誇張する人がいるから
頭が良さそうに見えるけどデメリットしか言わず全く意味のない人。
こんなリスク回避のイヤミったらしい人がいると会議が決まりません。
いつまでもリスク回避の話をするだけになります。
何かを決断して決めるときに全てメリットしか無い冴えた方法なんてありません。
美味しいものを食べに行けば幸せな気分になると同時にお金が無くなります。
常にメリットとデメリットは付き物です。
だから、方向性を決めてメリットがより発揮できる決断をしていくべきなのです。
それをデメリットを見つけた自分はさも天才であるかのように
「こんな場合は大変だ！一体どうするのか！デメリットを無くす方法がないとダメだ」
ともっともらしいことを言うのですがこれに巻き込まれると長時間にわたって会議が開催されるも決まりません。
お金を一切使わず美味しい外食を食べに行くという矛盾する方法を合法的にやれと言っているようなものです。
もっともらしいアホなのです。
こんな意見に一理あるぞ！って付き合うと最低な会議になります。
まとめ
会議が決まらず何度も開催されるほど効率が悪いものはありません。
効率が悪いと当然会社は衰退します。
会議をたくさん開催したり、書類や決め事を多くして柔軟性を無くして組織を衰退させる方法を試みていた組織があります。
それがCIAです。
サボタージュ・マニュアルでは、CIAが組織を崩壊させるときに使う手順と日本企業の効率の悪さがそっくりです。
読むといかに無駄で組織が崩壊するようになっているかわかって面白いです。
会議とは責任を負って決断することだと意識すれば長時間にわたる無駄な会議はなくなります。
上手く決断させるように仕向けるのが無駄な会議を無くす鍵です。
