会議でありがちなのが多くの色々な人の意見を聞こうとして人数を多く集めてしまうことです。
会議で人数が多くなると確実にまとまらないし結論なんか絶対に出ません。
なぜ人数が多い会議は結論が出ないダメ会議になるか説明します。
責任が分散されるから
会議の目的は話し合ったことを決めることが何よりも大事です。
話し合って何も決まりませんではただの世間話と同じです。
仕事の時間を使っているだけ最悪です。給料がその分完全に無駄になっているので生産性が低いことこの上ないです。
会議で結論が出ない場合で最も多い事例が本来決めるべき人が責任を持ってしっかりと決めないことが原因です。
会議なんて話し合っても絶対の成功を約束するものなんか基本的に出てきません。色々なアイディアがあっても結局どれが一番最適化なんて実際にやってみてわかることです。
そんな不透明な状態でも将来を見据えてしっかりと責任感を持って決断することが会議で結論を出すうえで欠かせません。
しかし、会議の人数が多いと責任を本来負うべき人が負わなくなります。
責任を負わない上司ほど無能なものはありません。
多くの人が参加しているのでみんなが出した結論を採用するという方式は一見すると美談ですが本質はただの責任逃れです。
みんなが決めたことを採用しただけだから上手くいかなかった場合はみんなの責任ということに出来ます。
それを会議で結論が出ないからと自分が決断してしまうと自分の責任になってしまうので結論が出るまで先送りにします。
でも、人数が多いと簡単には統一意見なんて決まらないのでいつまでもぐたぐたと会議を続けてしまい全体にとって最悪な結果となる結論が出ない生産性の低い会議になってしまうのです。
利害調整がしにくい
社会人と言っても結局はただの感情のある人間です。
誰もが一人一人考えや思いがあります。
だから、参加人数が多ければ多いほど色々な好き勝手な意見が出てしまうのでまとまるものもまとまらなくなります。
簡単に言えば利害調整がしにくいのです。
会議って自分も相手も取引先も得するような三方にとって良い様なものなんてほとんど議題にあがりません。
大体、複雑に絡み合った意味不明なことや、誰かに負担を強いるようなことを会議で話し合われます。
そんな時に全体にとってはプラスだけど自分の部署にとっては負担が増えてマイナスになるような案件を負担が増える部署が喜んで受け入れるかといったらそんなはず無いです。
絶対に会議に参加していたら反対するに決まっています。
これを人数を多くすればしただけそれぞれの思惑と利害が絡み合ってくるので人間の汚いドロドロした部分が前面に出てきてしまいます。
こうなると収拾が不可能になってしまうので人数が多いと結論が出ない会議になってしまい誰も得をしません。
適正な人数を超えると意味が無い
会議は役職持ちを全員呼ぶとか意味不明な縛りがあるので人数が過大になっていくのですが、本気で会議をやろうと思ったら適正な人数で行うことが不可欠です。
とりあえず、人を揃えたって無意味です。ただ、会議をしている様な感じを演出できるだけです。
難しそうな顔して男梅の顔真似をしているだけです。
ＣＩＡのスバイマニュアル「会社をダメにする11の行動様式」に会議についての言及があります。
「可能な限り案件は委員会で検討。委員会はなるべく大きくすることとする。最低でも5人以上」
「重要な業務があっても会議を実施する」
「前回の会議で決まったことを蒸し返して再討議を促す」
11の行動様式で3つも会議についての言及があることからいかに会議の成否によって組織が決まってくるかわかると思います。
この中で注意したいのが委員会などを設置して5人以上という点です。
つまり、もっともらしく人数を多くすればしただけ会議としての機能が失われ何も決まらず時間を無駄にしてしまい会社が傾くというわけなのです。
このことから、人数を多く呼ぶということ自体が会議として不適切であり、結論が出ないしょうもない会議がいつまでも繰り返されることになります。
人数を多くしてプライドの高い人を入れれば絶対に重要な業務より会議となるし、いつまでも蒸し返してわかったような口を利いてきます。
会議というより介護になるので人数が多いと最悪なのです。
時間調整が出来ないため
人数が多いとそれだけメンバーの時間調整が難儀します。
会議のためだけに生きているなら良いですが、会議のほかに業務を持っていることが普通です。
だから、人数が多いとそれだけ全員が集める日程を決めることから苦労してしまうのです。会議をやるための手間で疲れてしまいます。
そのため、本来話し合った方が良いことでもなんとなくうやむやになったり、全員参加していないからこの場では結論が出ないとされて先送りになります。
時間調整という無駄な業務に結論が出ない無駄な会議のコンボが発動するので人数が多いとまとまらず意味のない会議になります。
ダメな人間も会議に参加するから
実際に会社で働いている人はわかると思いますが、優秀な人間なんて一握りです。
そして、実務では優秀でも組織運営も優秀とは限りません。実務と運営は全く別のスキルであると思います。
それなのに、とりあえずという感覚で会議の人数を多くすればそれだけダメな人間も会議に紛れ込んでしまいます。
本来の適切な会議とは問題解決能力がある人を4人以下で集めてデータをもとに早急に決断して実行することが大事です。
しかし、ダメな人も参加すると意味不明な生産性の低いことを言いだしたりして時間を無駄にさせます。
さらに、悪くなるとダメな人同士で派閥が出来上がるので多数決になったらダメな人が勝ってしまうなんて悲劇が起こることもあります。
人数を多くすれば良い意見より不純物があるダメな意見の方が圧倒的に多くなります。
それは世の中ダメな人の方が絶対に多いからです。
そんなダメな人ばかり集まって煮え切らない会議をするから結論が出ません。
だから、人数を多く集める会議はまとまらないのです。
まとめ
会議はただやればいい、人を集めれば良いものではありません。
効率的に何をどこまでいつまで話し合って結論を出すのかを真剣に考える必要があります。適当にやると生産性が低いです。
会議で生産性が低いと思ったら改善しましょう。
改善するときに参考になる本はこれです。
誰もが感じる無駄な会議あるあるを実例にどうすれば生産性のある意味のある会議になるのか、その方法を紹介してくれます。
何気ない一言から会議改革がされていくので絶対に参考になります。
人数が多いと会議はまとまらないので、適正な人数で適切な人選で行うようにしていきましょう。
